شاخص جدول جلسات ایزو برای نظام مدیریت کیفیت

1- هدف:
برگزاري صحيح و بازدهي بالاي جلسات
2- محدوده اعتبار:
كليه حلسات در داخل شركت
3- مسئوليت:
•    مديريت سازمان مسئول نظارت بر حسن تشكيل جلسات طبق شاخص فوق را دارند
•    مسئوليت تدوين شاخص جلسات ؟؟؟ تضمين كيفيت است
•    مديران واحد 5 مسئول ؟؟؟؟
•    اعضاء هيات مسئول شركت در جلسات طبق شاخص فوق مي باشند  ایزو
4- كنترل مستندات:
•    تغييرات: بر اساس روش اجرايي كنترل مستندات
•    سوابق: كليه سوابق و فرمهاي اين دستورالعمل در پرونده مربوطه به مدت درج شده در شاخص ماتريس كنترل سوابق كيفي نگهداري مي شود ایزو
•    توزيع: اين دستورالعمل به تعداد مشخص شده در شاخص ماتريس مدارك و مستندات تهيه و بين واحدهاي مشخص شده توزيع مي گردد ایزو
5- پيوست :
تقويم جلسات داخلي كارخانه
6- شرح عمليات :
1-6- در هر واحد برنامه زمانبندي تشكيل جلسات ثابت دوره اي تهيه مي گردد و اين برنامه شامل موضوع جلسه ، اعضاء جلسه ، تاريخ جلسه و مدت جلسه طبق تقويم جلسات داخلي به پيوست مي باشد توسط منشي واحد تهيه و جهت تاييد به مديريت واحد ارائه مي گردد ایزو

2-6- پس از تهيه برنامه تشكيل جلسه اين برنامه به تمامي اعضاء جلسات ارائه مي گردد تا راس زمان معين و با آمادگي در رابطه با كارهاي مرتبط با خود در جلسه شركت نمايند  ایزو

3-6- جدول برنامه جلسات در تمامي واحدها بر روي تابلو نصب ميگردد ایزو

4-6- حضور بموقع در جلسه بسيار مهم مي باشد و افرادي كه دير بيايند و يا غائب باشند تذكرات لازم داده شود ایزو
5-6- جهت برگزاري هرچه صحيح تر جلسات لازم است موارد زير در جلسه رعايت شود :

-    يك نفر بعنوان دبير جلسه تعيين گردد ایزو
-    زمان شروع و پايان جلسه حتما رعايت گردد ایزو
-    براي اثبات اجراي بندهاي صورتجلسه مدارك پشتيبان و قانع كننده ارائه گردد ایزو
-    همه اعضاء با اطلاعات كامل و حضور ذهن كافي در جلسه شركت كنند ایزو
-    محيط جلسه ساكت و آرام باشد و از مسائلي كه باعث حواس پرتي شود مانند ورود و خروج بي مورد و يا تلفن زدن بي مورد اجتناب شود ایزو دبير جلسه نظم جلسه را از نظر ورود و خروج افراد و يا مسائل خارج از جلسه كنترل نمايد ایزو
-    در جلسه همه اعضاء مشاركت جويند و از پرگويي و كم گويي اجتناب شود ایزو
-    محيط جلسه به گونه اي باشد كه فردي از اظهار نظر واهمه اي نداشته باشد  ایزو
-    از مطرح كردن مسائل نامربوط به موضوع اصلي جلسه خودداري گردد ایزو
-    كليه تصميمات جلسه با جمله بندي شيوا نوشته شود تا مسئول اجرا دقيقاً بداند كه چه كاري بايد انجام دهد ایزو
-    تصميمات جلسه بگونه اي نوشته شود كه حالت اجرايي داشته باشد و نوشتن تصممات بصورت واضح و حتي المقدور با يك مجري صورت گيرد ایزو
-    رئيس جلسه بايد بر اجراي كليه موارد ياد شده نظارت داشته باشد  ایزو
-    زمان اجراي هر تصميم دقيقاً ثبت شود  ایزو
-    در جلسه بعدي كليه تصميماتي كه تاريخ انجام آن ها به پايان رسديه است بايد اجرا شده باشند و در غير اينصورت علت يا علل تاخير دقيقا بررسي و در موردي كه دليل موجه نباشد مسئول اجرا توجيه شود ایزو
-    براي بندهايي كه هنوز زمان تكميل آن به پايان نرسيده است بايد درصد اجراي كار نشان دهنده تكميل آن در تاريخ مورد نظر باشد  ایزو
-    جلسه حتماً دز زمان تعيين شده به پايان برسد و اگر مواردي ناتمام باقي مانده است جلسه اي فوق العاده هماهنگ گردد ایزو
-    از شركت كنندگان در جلسات خواسته شود كه تلفن همراه خود را در حالت پيغام گير ( منشي) يا بدون صدا قرار دهند ایزو